CINCO CONSEJOS PARA MANEJAR UNA CONVERSACION DIFICIL

Los conflictos con compañeros de trabajo pueden ser difíciles. La experiencia ha mostrado una y otra vez que cuando una conversación se torna agitada la relación se deteriora y los conflictos subyacentes no se resuelven satisfactoriamente. Un desacuerdo en el trabajo se percibe, a menudo, como una amenaza ya que supone renunciar a algo: un punto de vista, la costumbre de hacer algo, ceder algún poder o incluso renunciar a la noción de “tener la razón.”

Ante una situación de amenaza, el sistema nervioso desata una reacción en cadena, se activa la médula adrenal que emite adrenalina, las pupilas se dilatan, la presión arterial y la frecuencia de los latidos del corazón aumentan. Esta es una respuesta natural, pero el problema es que nuestros cuerpos y mentes no son particularmente buenos para distinguir entre dos amenazas distintas; digamos, por ejemplo, cuando nuestro proyecto es rechazado en el trabajo o cuando nos encontramos frente a una serpiente venenosa.

Sin embargo, expertos coinciden en señalar que es totalmente posible controlar las respuestas físicas negativas, manejar las emociones y encaminar una discusión productiva. Acá están cinco consejos para mantener la calma durante una conversación difícil:

1. Controle su respiración.

“Cuando comience a notar que se pone tenso, trate de concentrarse en la respiración. Sienta el aire entrando y saliendo de sus pulmones; sienta como el aire pasa por la nariz y la garganta. Esto neutralizará los signos físicos de pánico y lo mantendrá concentrado”, dice Amy Gallo, experta en productividad laboral. Algunos expertos sugieren contar su respiración, ya sea inhalando y exhalando, contando hasta 6, por ejemplo; o simplemente contando cada exhalación hasta llegar a 10 y luego comenzar de nuevo.

2. Controle su cuerpo

 Quedarse quieto cuando tiene una conversación difícil puede hacer que las emociones se acumulen en lugar de disiparse. Los expertos dicen que ponerse de pie y caminar ayuda a activar la parte pensante del cerebro. Tenga cuidado, sin embargo; si en medio de una conversación difícil, de repente usted se pone de pie, su contraparte podría interpretar esto como una actitud hostil. “No tenga temor de explicar que necesita estirar las piernas” dice Gallo. “Si después de esto aun se siente inconfortable, intente otros trucos como cruzar dos dedos o colocar los dos pies firmes en el suelo hasta sentir el piso en la planta de sus zapatos” sugiere Gallo.

3. Intente repetir un mantra

Cuando la conversación se torna agitada, “intente repetir una frase que le ayude a mantener la calma” sugiere Amy Jen Su, consultora en desarrollo ejecutivo. Según Jen Su, muchos ejecutivos encuentran muy útil hablarse a sí mismos y utilizar frases tales como “mantén la calma” “esto no es personal”, “ya pasará”, “es solo una cuestión de trabajo”

4. Reconozca y etiquete tus sentimientos

Susan David, autora del libro “Agilidad emocional”, dice que la clave para manejar una situación difícil es actuar en base a pensamientos y no en base a sentimientos. El problema es que “durante una situación de conflicto los sentimientos y pensamientos se mezclan y el cerebro pierde la capacidad de examinarlos” dice David.

Para distanciarse de los sentimientos y actuar más racionalmente, David sugiere etiquetarlos “llame las cosas por su nombre, llame un pensamiento, ‘pensamiento’ y una emoción, ‘emoción’. Por ejemplo, el sentimiento de ‘me está volviendo loco’ podría convertirse en algo más racional como ‘¿por qué me estoy enojando?’” Cuando las personas son más conscientes de sus emociones, es más fácil dejarlas ir y evitar que exploten.

5. Haga una pausa

Según Gallo, este es un recurso muy poco utilizado. “Mientras más tiempo dedique a procesar sus emociones, menos intensas serán. Entonces, cuando las cosas se calientan, es mejor disculparse y tomar una pausa: tome una taza de café o un vaso de agua, vaya al baño o dé un breve paseo por la oficina”, sugiere Gallo. “Asegúrese de dar una razón de por qué quiere detener la conversación y tomar una pausa; lo último que desea es que su contraparte piense que esta tratando de evadir la situación.

Finalmente, tenga en cuenta que probablemente no sea el único en sentirse fastidiado. Es probable que su contraparte exprese también enojo o frustración. En cualquier caso, demuestre siempre que está escuchando y está tratando de entender el punto de vista de la otra persona. “Si no alimenta las emociones negativas de su contraparte con las suyas, es probable que disminuyan ", concluye Gallo.

SIETE CONSEJOS PARA NEGOCIAR EFECTIVAMENTE

La negociación es una habilidad esencial para tener éxito en el trabajo. Ya sea que negocie con clientes, proveedores o colegas, su capacidad para negociar de manera efectiva es vital para el éxito de su organización.

Thomas Mussweiler, profesor de comportamiento organizacional en la Escuela de Negocios de Londres, sugiere siete claves para una negociación exitosa:

1. No juegue “rudo”

Tenga cuidado con el uso de amenazas y tácticas duras. Esas cosas podrían funcionar en negociaciones muy simples: cuando hace una compra casual en la calle o cuando compra un auto de segunda mano, estas tácticas podrían ayudar. Pero cuando la negociación es más compleja, estas tácticas se vuelven contraproducentes.

Muchas veces los negociadores tienden a usar mucha autoridad. Esta puede ser una herramienta poderosa para influir en los demás, pero no promueve el pensamiento creativo. Para una negociación exitosa, su oponente debe pensar creativamente con usted para lograr resultados mutuamente beneficiosos. Trabajar sobre la base de la autoridad puede obstaculizar esa creatividad.

2. Haga la primera oferta

Parece racional contenerse y obtener primero tanta información como sea posible antes de hacer una oferta. Pero hacer la primera oferta tiene un efecto poderoso; se basa en una de las influencias más fuertes en el juicio humano, conocido como “el efecto de anclaje”:  Una vez que tenemos un número en nuestra mente, nuestros juicios se construyen automáticamente alrededor de ese número. La oferta inicial influye en la contraoferta y, por lo tanto, en todo el proceso de la negociación.

En su investigación, Mussweiler manipuló esta variable, pidiendo alternativamente al comprador o vendedor hacer la primera oferta. Al final encontró que la ventaja de hacer la primera oferta era tan fuerte que, en algunos casos, el negociador mas inexperto del grupo obtuvo mejores resultados comparado con el negociador más hábil del grupo.

3. Apele a las emociones

La mente humana basa sus decisiones y juicios en la información que es accesible y está disponible. Por lo tanto, cuanto más pueda hacer que determinada información sea emocionalmente relevante, mayor será su peso. Los negociadores inexpertos piensan que se trata solo de números, pero lo que influye más en las decisiones en muchos casos es la información que se describe de una manera vívida.

Por ejemplo, en una negociación sindical sobre recortes y/o aumentos de sueldo, una opción es simplemente hablar de los porcentajes, pero también podría describirse lo que esto significa para las familias involucradas. La idea es resaltar el significado de esos números en términos de bienestar, capacidad de compra, acceso a servicios, etc.

4. Investigue el punto de vista de su oponente

Lo más importante en cualquier negociación es estar bien preparado.  A menudo los negociadores están demasiado centrados en sus propios objetivos. Solo piensan en su propia posición y sus propios intereses, no intentan tomar la perspectiva de la otra parte. Trate de imaginar y entender alternativas de su oponente.

Dedique tiempo para obtener y analizar información antes de iniciar la negociación. Cuando los negociadores no están suficientemente preparados y no tienen información relevante acerca del caso, existe el riesgo de actuar en base a suposiciones o mas aun tergiversar la información o incluso los hechos lo que puede provocar tensiones innecesarias o actitudes negativas en ambas partes.

5. Visualice la negociación como un proceso creativo más que competitivo

Los negociadores inexpertos a menudo ven las negociaciones como una competencia, una pelea con el oponente. De hecho, cuanto más complejas se vuelven las negociaciones, más productivo es verlo como una tarea conjunta de resolución de problemas. Busque que la otra persona trabaje con usted, la idea no es simplemente “dividir la torta”, sino hacerla crecer de modo que las partes obtengan una “mejor” tajada.

Las negociaciones complejas implican una multitud de dimensiones diferentes que no tienen el mismo valor para las partes. Tomemos el ejemplo de una negociación de trabajo: puede ser que el salario sea más importante para el solicitante que para la organización; tal vez la disposición para viajar frecuentemente sea más importante para la empresa, pero no para el solicitante.

Es importante averiguar cuáles son los pesos de cada factor en ambos lados de la escala para que se pueda entablar una conversación abierta para la resolución de creativa de las diferencias. El objetivo sigue siendo maximizar sus propios resultados, pero eso es más fácil si la “tajada” es más grande para ambos.

6. Promueva un ambiente de confianza

Cuando la negociación deriva inevitablemente en una situación de presión extrema, preséntese con mucha confianza y asegúrese de que su oferta sea creíble. Trate de ser realista. Es importante crear una atmósfera de confianza en la que información de ambos lados pueda ser compartida. Para lograr eso, es útil compartir información que pueda ser útil para la otra parte, como un mecanismo para construir confianza. En el ámbito de las relaciones sociales, las personas se guían por la ley de reciprocidad. Esto es, si comparte información relevante, es mucho más probable que el oponente responda con reciprocidad.

Una negociación siempre es más fácil si se desarrolla en un entorno de mutua confianza. En este sentido, no dude en dar el primer paso.

7. Sepa cuándo terminar una negociación

Algunas veces, ningún acuerdo es el mejor resultado. No se trata de encontrar siempre un acuerdo. A veces una buena alternativa es terminar la negociación o al menos postergarla, este es el plan “B” Cuando las opciones no son atractivas para las partes es mejor dar por concluido la negociación.

A menudo resulta difícil aceptar que las alternativas están agotadas y que no existe posibilidad de acuerdo, al menos inmediatamente. Un buen negociador visualiza claramente sus objetivos de negociación y sabe hasta dónde puede ceder sin afectar substancialmente los resultados esperados.